Etkinlik Bütçesi Nedir?
Bir etkinlik düzenlenirken öngörülen giderleri ve gelir akışlarını ana hatlarıyla belirten önemli bir finansal yol haritasıdır.
Etkinlik Bütçesi Nasıl Planlanır ?
Etkinlik bütçesinin ilk ve en önemli adımı doğru , sağlıklı bir planlama ile başlar. Bu ilk adımı doğru ve dikkatli bir şekilde yapılması başarıyı yakalamakta fayda sağlar. Bu planlamalar sırasıyla yapılmalıdır. Peki bu adımlar nelerdir;
- Etkinlik Hedeflerinin Belirleme
- Gelir Kaynaklarını Belirleme
- Gider Kalemlerini Belirleme
- Beklenmeyen Giderlere Önlem Fonu
- Bütçe Takibi
- Gelir Gider Dengesi
Bu şekilde düzenli ve sağlık bir planlama yapılırsa başarı kaçınılmaz olur.
1-Etkinlik Hedeflerinin Belirlenmesi
Öncelikle etkinlikte hedef kitle kim , etkinliğin amacı nedir , bu etkinliğin sağlayacağı faydalar nelerdir gibi sorulara gerekli cevaplar verilmelidir.
2-Gelir Kaynaklarını Belirleme
Etkinlik yapılması halinde beklenen gelirler nelerdir bu süreci tahmin etmek gerekir. Bu gelirle bilet satışı , sponsor veya bağışlar mı olacaktır bunun doğruya yakın tahminler edilirse , bütçenin dengelenmesini sağlayacaktır.
3-Gider Kaynaklarını Belirleme
Etkinlikte oluşacak her türlü gider kaynaklarını belirlemek gerekir , bu kalemler şunları barındırır.
- Mekan Kiralama; etkinliğin yapılacak alanın maliyeti
- Yiyecek ve İçecek; gerek katılımcılara , gerek gelecek konuklara sunulacak yiyecek ve içeceklerin maliyeti
- Konuklar; etkinliğe katılım sağlayacak sanatçı , konuşmacı , eğitmenler vb. gelen konukların maliyeti
- Teknik Ekipman ve Altyapı; etkinlik süresince kullanılacak ses, ışıklandırma , sahne led ekran vb. ekipmanların maliyeti
- Ulaşım ve Konaklama; etkinliğe katılım sağlayacak sanatçı , konuşmacı , eğitmenler vb. gelen konukların ulaşım ve konaklama maliyetleri
- Pazarlama ve Tanıtım; etkinliği duyurmak adına yapılacak her türlü maliyet (afiş , broşür , sosyal medya harcamaları , PR Harcamaları )
- Personel ve Güvenlik; etkinlikte ihtiyaç duyulan her türlü personel ve güvenlik ekibinin maliyeti
- Sigorta; etkinlikte ön görülecek her türlü kaza vb. durumlara karşılık olarak sigortalama maliyeti
4- Beklenmeyen Giderlere Önlem Fonu
Etkinlik süresince istenmeyen durumlar , planlama dışında olan olaylar ile karşılaşacakmış gibi düşünülerek bu istinaden bir fon ayrılması gerekir. Örneğin; teknik aksaklıklar, ekstra malzeme ihtiyaçları Buda etkinlik sırasında oluşacak durumlara karşılık büyük rahatlık sağlar.
5.Bütçe Takibi
Etkinlik planlama süresi boyunca harcamaları düzenli olarak takip edilmeli , Bu, planlamada bütçenin aşılmasını engeller ve gerektiğinde düzenlemeler yapılmasına önlemler alınmasına olanak sağlar.
6.Gelir Gider Dengesi
Etkinlik planlamasında en önemli maddelerden bir tanesi gelir gider dengesinin sağlanmasıdır. Çünkü gelir gider dengesinin sağlanamaması durumunda yapılan diğer maddelerin herhangi bir önemi kalmamaktadır. Gelirlerin etkinlik boyunca giderleri karşılayıp karşılamadığı kontrol edilerek gerekmesi durumunda ek gelir kaynaklarına veya sponsorluklara başvurulmalıdır.
Etkinlik Bütçelemesi Başarının Anahtarıdır
Etkinliğinizin finansal performansını değerlendirmek ve analiz etmek karmaşık olabilir, ancak bunu yapmak gelecekteki konferanslar ve toplantılar için daha akıllıca seçimler yapmanızı sağlar.
Etkinlik bütçeleme araçları, günümüzde etkinlik planlayıcılarının etkinlik teknolojisinden yararlanma yollarından yalnızca biridir.